De functie is gepositioneerd binnen een sportbond die zich inzet voor (plm. 120) aangesloten verenigingen en (top)sporters (plm. 35.000) op het gebied van accommodatie, opleiding, promotie van de sport en sportontwikkeling (breedtesport). Daarnaast behartigt ze de belangen van de topsport ten behoeve van uitzendingen naar EK’s, WK’s en Olympische spelen. Binnen de bond zijn, naast een bestuur, ongeveer 15 medewerkers op het bondsbureau actief, aangevuld met veel vrijwilligers in commissies en werkgroepen.
De telefoniste/receptioniste II is verantwoordelijk voor de aanname en het doorzetten van telefoongesprekken alsmede voor de zogenaamde terugvallende gesprekken (het gekozen doorkiesnummer is bezet) vanuit de organisatie. De bezoekersontvangst heeft betrekking op bezoekers van het kantoor. De voertaal is Nederlands. Met evt. voorkomende buitenlandse contacten wordt in het Engels gecommuniceerd.
Verlenen van algemeen facilitaire ondersteuning aan de organisatie m.b.t. het ontvangen van bezoekers en afhandelen van telefoonverkeer.
Direct leidinggevende: teamleider facilitair
Geeft leiding aan: niet van toepassing
| Resultaat/bijdrage | Resultaatindicatoren |
|---|---|
|
1. Afwikkeling telefonische contacten Inkomende telefoongespreken zijn aangenomen en bellers zijn adequaat doorverbonden met de gevraagde of voor het onderwerp meest geëigende persoon. Voor terugvallende gesprekken zijn terugbelverzoeken aangemaakt of boodschappen doorgegeven. |
|
|
2. Ontvangst van bezoekers Bezoekers zijn ontvangen, geregistreerd en bezochte medewerkers zijn geïnformeerd over de aankomst van hun bezoek. |
|
|
3. Verwerking in- en uitgaande post Inkomende (digitale en fysieke) post is verwerkt en doorgezet naar de juiste persoon. Uitgaande post is correct gefrankeerd en verstuurd. |
|
|
4.Facilitaire zaken Volgens geldende procedures is opvolging en uitvoering gegeven aan diverse facilitair ondersteunende zaken, zoals het reserveren van vergaderruimten, het op orde houden van de ontvangstruimte e.d. |
|
|
5.Administratieve ondersteuning Gevraagde administratieve ondersteuning (gegevensverwerking, archivering, repro-activiteiten) is conform opdracht verleend. |
|
| Kenmerk | Receptioniste/telefoniste I | Receptioniste/telefoniste II |
|---|---|---|
| Context |
|
|
| Focus |
|
|
| Functiegroep | 2 | 3 |
Levert de benodigde bijdrage aan de werkzaamheden die in teamverband of andere samenwerkingsvormen uitgevoerd worden.
Brengt informatie op een gestructureerde en begrijpelijke manier over op lezers en of toehoorders. Vereenvoudigt complexe materie.
Werkt volgens de geldende procedures en richtlijnen.