Medewerker leden- en licentieadministratie I

Context

De functie is gepositioneerd binnen een sportbond die zich inzet voor (plm. 500) aangesloten verenigingen en (top)sporters (plm. 150.000) op het gebied van accommodatie, opleiding, promotie van de sport en sportontwikkeling (breedtesport). Daarnaast behartigt ze de belangen van de topsport ten behoeve van uitzendingen naar EK’s, WK’s en Olympische spelen. Er zijn in totaal ongeveer 75 medewerkers werkzaam bij de bond. Daarnaast zijn veel vrijwilligers actief in commissies en werkgroepen.

Binnen de afdeling dienstverlening is, naast verenigingsadvies, het team ledenservice geplaatst. De ledenservice is verantwoordelijk voor de service en informatieverstrekking aan en klachtafhandeling van leden. Daarnaast verzorgt het team het administratief beheer van het relatiebestand (leden, trainers, docenten etc.). Het team ledenservice ondersteunt het team verenigingsadvies (buitendienst t.b.v. verenigingsadvies) op administratie en secretarieel gebied. De medewerker ledenadministratie I beheert de relatiegegevens en draagt zorg voor de volledigheid en juistheid van deze gegevens. Hij/zij beantwoordt eerstelijnsvragen van (potentiële) leden rondom lidmaatschapsaangelegenheden en realiseert eenduidige documenten. Meer complexe vraagstukken, informatievoorziening of serviceverlening worden door-vertaald naar de collega’s van ledeninformatie.

Doel

Een actueel relatiebestand, geïnformeerde (potentiële) leden en beschikbare eenduidige documenten.

Rapportagestructuur

Direct leidinggevende: teamleider ledenservice
Geeft leiding aan: niet van toepassing

Resultaat/bijdrage	Resultaatindicatoren
1. Verwerking aanmeldingen/mutaties Het (CRM-)bestand (leden, licenties, verenigingen, trainers, abonnementen, docenten e.d.) is actueel door de telefonische en schriftelijke verwerking van eenduidige gegevens bij binnenkomende aanmeldingen, mutaties.	tijdige verwerking (geen achterstanden); juistheid restitutie- /contributiebedragen; correcte verwerking (aantal correcties achteraf).
2. Eerstelijns informatievoorziening voor lidmaatschapsaangelegenheden (Potentiële) leden zijn geïnformeerd over eerstelijns-(eenduidige) lidmaatschapsaangelegenheden (ledenvoordelen, contributie, faciliteiten).	ledentevredenheid; % opgeschaald; toereikendheid van het antwoord (% herhalingsvragen).
3. Administratieve verwerking De variabele gegeven t.b.v. eenduidige documenten (diploma’s, licenties, etiketten e.d.) zijn verwerkt.	juistheid, tijdigheid en volledigheid verwerking.

Resultaat/bijdrage

Resultaatindicatoren

1. Verwerking aanmeldingen/mutaties

Het (CRM-)bestand (leden, licenties, verenigingen, trainers, abonnementen, docenten e.d.) is actueel door de telefonische en schriftelijke verwerking van eenduidige gegevens bij binnenkomende aanmeldingen, mutaties.

tijdige verwerking (geen achterstanden);
juistheid restitutie- /contributiebedragen;
correcte verwerking (aantal correcties achteraf).

2. Eerstelijns informatievoorziening voor lidmaatschapsaangelegenheden

(Potentiële) leden zijn geïnformeerd over eerstelijns-(eenduidige) lidmaatschapsaangelegenheden (ledenvoordelen, contributie, faciliteiten).

ledentevredenheid;
% opgeschaald;
toereikendheid van het antwoord (% herhalingsvragen).

3. Administratieve verwerking

De variabele gegeven t.b.v. eenduidige documenten (diploma’s, licenties, etiketten e.d.) zijn verwerkt.

juistheid, tijdigheid en volledigheid verwerking.

Bezwarende werkomstandigheden

Eenzijdige houding en belasting van oog- en rugspieren bij het werken met de computer.

Kenmerk	Medewerker leden- en licentieadministratie I	Medewerker leden- en licentieadministratie II
Focus	Focus van de functie ligt op het verwerken van gegevens t.b.v. het relatiebestand, het verstrekken van eerstelijns lidmaatschapsaangelegenheden en de verwerking van administratieve gegevens t.b.v. eenduidige documenten.	Gelijk aan I, en: het (proactief) achterhalen en verrijken van benodigde ledengegevens; muteren van restitutie- /contributiebedragen op basis van gegeven procedures; genereren van relatiebestanden op basis van gevraagde doorsnijdingen en variabelen.
Functiegroep	3	4

Kennis en betekenisvolle ervaring

(V)MBO werk- en denkniveau;
kennis van en ervaring met het werken met softwarepakketten (o.m. office, CRM);
kennis van interne procedures, en FAQ’s;
enige jaren relevante werkervaring in een soortgelijke functie.

Competenties/gedragsvoorbeelden

Klantgericht/omgevingsgericht handelen (ontwikkelingsstap I)

Verleent diensten volgens de gemaakte afspraken en procedures.

is bereikbaar en toont interesse in de ander;
behandelt iedereen met respect en neemt diens vragen serieus;
beantwoordt de vragen tijdig en geeft daarbij voldoende informatie;
maakt duidelijke afspraken en komt gemaakte afspraken na.

Nauwkeurig werken (ontwikkelingsstap I)

Werkt volgens de geldende procedures en richtlijnen.

houdt orde: archiveert en gooit weg;
levert correcte en volledige output;
controleert het eigen werk op onvolkomenheden en laat het indien nodig door anderen controleren.

Doelgericht communiceren (ontwikkelingsstap I)

Brengt informatie op een gestructureerde en begrijpelijke manier over op lezers en of toehoorders. Vereenvoudigt complexe materie.

luistert en vraagt of informatie goed begrepen is;
zorgt voor duidelijkheid: stelt vragen, vat kort samen wat gezegd is, etc.;
brengt informatie op een nauwkeurig en goed te begrijpen wijze over.

Voor deze functie hebben wij de volgende downloads beschikbaar