De functie is gepositioneerd binnen een sportbond die zich inzet voor (plm. 500) aangesloten verenigingen en (top)sporters (plm. 150.000) op het gebied van accommodatie, opleiding, promotie van de sport en sportontwikkeling (breedtesport). Daarnaast behartigt ze de belangen van de topsport ten behoeve van uitzendingen naar EK’s, WK’s en Olympische spelen. Er zijn in totaal ongeveer 75 medewerkers werkzaam bij de bond. Daarnaast zijn veel vrijwilligers actief in commissies en werkgroepen.
De event coördinator is verantwoordelijk voor de voorbereiding en realisatie van evenementen die in een soortgelijke vorm/inhoud al eerder zijn gerealiseerd. De gegeven doelstelling, doelgroep, eventkalender wordt hierbij zelfstandig vertaald naar concrete actieplannen waarna vervolgens zorggedragen wordt voor een inhoudelijke programmering, communicatie en marketing (in samenspraak met specialistische collega’s) en de facilitaire/logistieke uitvoering van de events. Er worden, binnen budget en raamovereenkomsten, afspraken gemaakt met externe partijen voor het afnemen en leveren van diensten en producten en de realisatie van deze afspraken wordt gemonitord en zo nodig bijgestuurd. Op basis van de programmering is tijdig een (personeels)planning gemaakt en zorggedragen voor een efficiënte bezetting. Tijdens de diverse events wordt er toegezien op de juiste inzet en bijdragen van de verschillende partijen, zijn dreigende problemen of onvolkomenheden effectief opgelost en is het event in goede banen geleid. De event coördinator is daarbij het eerste aanspreekpunt in de voorbereidingsfase en tijdens de uitvoering op de evenementlocatie.
Gerealiseerde events in aansluiting op de eventkalender, budget, beoogd(e) doel(-groep) en kwaliteitscriteria.
Direct leidinggevende: manager
Geeft leiding aan: niet van toepassing
| Resultaat/bijdrage | Resultaatindicatoren |
|---|---|
|
Planvorming en programmering |
|
|
Beschikbaarheid middelen en faciliteiten |
|
|
Realisatie exposure |
|
|
Begeleiding realisatie event |
|
|
Rapportage en verantwoording |
|
| Kenmerk | Event coördinator I | Event coördinator II | Event coördinator III |
|---|---|---|---|
| Type events | Goed gevulde event-ambitie met één of enkele grote events (>5.000 bezoekers) en een grote diversiteit aan middelgrote/kleine events. | Idem I | Idem I |
| Focus |
|
|
Idem II +
|
| Zelfstandigheid | ‘Wat’, ‘(met) wie’ en ‘wanneer’ zijn in principe een gegeven op basis van het gegeven concept, programma en draaiboek. Keuzes hebben betrekking op voortgang van het eigen werk. | Doelstelling, doelgroep, eventkalender zijn een gegeven. De invulling daarvan (programmering, sprekers, faciliteiten, voorzieningen) zijn binnen gegeven randvoorwaarden (o.m. raamovereenkomsten, budget) aan de functiehouder (actualisatie van het bestaande). | Aanvullend aan II:
|
| Functiegroep | 7 | 8 | 9 |
Stelt een duidelijke planning op en weegt af of activiteiten passen bij de doelstelling van het werk en bewaakt de voortgang.
Levert in teamverband of andere samenwerkingsvormen een actieve en stimulerende bijdrage.
Verleent diensten volgens de gemaakte afspraken en procedures.