Context
De functie is gepositioneerd binnen een sportbond die zich inzet voor (plm. 120) aangesloten verenigingen en (top)sporters (plm. 35.000) op het gebied van accommodatie, opleiding, promotie van de sport en sportontwikkeling (breedtesport). Daarnaast behartigt ze de belangen van de topsport ten behoeve van uitzendingen naar EK’s, WK’s en Olympische spelen. Binnen de bond zijn, naast een bestuur, ongeveer 15 medewerkers op het bondsbureau actief, aangevuld met veel vrijwilligers in commissies en werkgroepen.
De coördinator FA II is als allround financieel medewerker inzetbaar op een administratie die door twee personen wordt uitgevoerd. De coördinator FA II is verantwoordelijk voor de verzorging van de gehele administratie, inclusief de salarisadministratie (salarisberekening en verwerking door extern bureau), ondersteund door de medewerker financiële administratie (registratie, afhandeling sub-administratie crediteuren en debiteuren). Vanuit de periodieke afsluiting vindt verslaglegging plaats richting de bedrijfsleiding met inzicht in (tussentijdse) resultaten, afwijking van budgetten, begroting e.d. Voor de inrichting van de financiële administratie, het opstellen van de jaarrekening, afhandeling van fiscale vraagstukken e.d. wordt gebruik gemaakt van externe ondersteuning en advies door de accountant.
Doel
Leveren van financiële informatie voor (bij)sturing van de organisatie en verzorgen van de financiële verantwoording van de bedrijfsvoering.
Rapportagestructuur
Direct leidinggevende: directeur.
Geeft leiding aan: één á twee financieel-administratief medewerker(s) (functioneel).
| Resultaat/bijdrage | Resultaatindicatoren |
1. Begroting
De bedrijfsleiding is ondersteund bij het vaststellen van financieel onderbouwde plannen voor de bedrijfsvoering door het vertalen van plannen naar een betrouwbare begroting en in beeld brengen van financiële resultaten en ongewenste financiële consequenties. |
- betrouwbare begroting;
- inzicht in financiële consequenties van plannen, doelen;
- basis voor bijstelling, vaststelling plannen.
|
2. Lopende (financiële en salaris) administratie
Door het verwerken van financiële bescheiden en data is uitvoering gegeven aan de financiële administratie, alsmede aan de uit de diverse sub-administraties voortvloeiende activiteiten in het kader van crediteuren-, debiteuren-, voorraadbeheer, salarisverwerking en inhoudingen, afdrachten, de activa-administratie e.d. |
- tijdigheid, juistheid, volledigheid administratie, geen verschillen;
- conform procedures, juiste toepassing (fiscale) regelingen;
- aard, omvang aanwijzingen accountant.
|
3. (Voorbereiding) periodieke en jaarafsluiting
Door de periodieke afsluiting zijn onvolkomenheden in de financiële administratie hersteld en aanvullende boekingen verzorgd, zodat op basis daarvan periodieke managementinformatie beschikbaar is met inzicht in de financiële resultaten en verschillen t.o.v. begroting, budgetten, inclusief toelichtingen; een en ander als input voor (bij)sturing door de bedrijfsleiding. De accountant is ondersteund in het definitief maken en goedkeuren van de jaarstukken door het aanleveren van stukken en verstrekken van toelichtingen. |
- tijdigheid, juistheid van afsluitingen, geen verschillen;
- managementinformatie aansluitend op behoeften;
- inzicht in oorzaak van (dreigende) afwijkingen, basis voor bijsturing;
- geaccordeerde jaarstukken door accountant.
|
4. Operationeel beheer financiële middelen
Door een effectief crediteuren- en debiteurenbeheer, inclusief afhandeling van incasso’s, worden financiële verplichtingen nagekomen en beschikt de organisatie over inzicht in het verloop van de liquiditeitspositie.
De bedrijfsleiding is tijdig geadviseerd over de afhandeling van (dreigende) liquiditeitsvraagstukken, zoals aanpassing betaaltermijnen, aanvragen van aanvullende liquiditeiten, beheren overtollige liquiditeiten e.d. |
- aantal debiteurendagen;
- efficiency betaalgedrag:
- aantal crediteurendagen;
- aantal aanmaningen;
- passende adviezen bij liquiditeits-vraagstukken;
- acceptatie door bedrijfsleiding.
|
Bezwarende werkomstandigheden
| Kenmerk | Coördinator financiële administratie I | Coördinator financiële administratie II | Coördinator financiële administratie III |
| Positie in de organisatie |
- Alleenwerkend coördinator financiële administratie;
- heeft een vakinhoudelijk leidinggevende of een extern accountant(skantoor), die de vinger aan de pols houdt;
- accountant of vakinhoudelijk leidinggevende maakt de bedrijfseconomische en fiscale jaarrekening van de vestiging(en).
|
- Meewerkend coördinator financiële administratie: stuurt functioneel één à twee financieel-administratief medewerkers aan;
- heeft een vakinhoudelijk leidinggevende of een extern accountant(skantoor), die van afstand stuurt;
- accountant of vakinhoudelijk leidinggevende heeft een sturende/controlerende rol. Afsluiting periodes (incl. jaarwerk) wordt volledig voorbereid door de coördinator financiële administratie II.
|
- Adviserend coördinator financiële administratie: stuurt een afdeling aan van twee tot drie (parttime) medewerkers;
- heeft in de middelgrote organisatie geen vakinhoudelijke leidinggevende;
- accountant heeft een controlerende rol. Afsluiting periodes (incl. jaarwerk) wordt volledig voorbereid door de coördinator financiële administratie III.
|
| Bijdrage inrichting administratie |
|
- Gericht op verbeteren van verwerkingsprocessen.
|
- Gericht op verbeteren van verwerkingssystemen en aansluiting op informatiebehoeften management.
|
| Rapportagestructuur |
- Standaardoverzichten, vorm en inhoud staan vast.
|
- Standaard en ad-hoc-overzichten, vereist het verzamelen, genereren en bewerken van basisinformatie vanuit diverse systemen/bronnen.
|
- Managementinformatie (financieel en bedrijfseconomisch) die dient als basis voor de besluitvorming en beleidsevaluatie vereisen een inzicht in de diverse bedrijfsprocessen.
|
| Diepgang controles/analyses |
- Controle op plausibiliteit aangeleverde gegevens (omzet-/kostencijfers, dagrapporten e.d.);
- gericht op het signaleren van afwijkingen, oorzaak van afwijking wordt opgevraagd.
|
- Controle op juistheid gegevens, correcte verwerking en aansluiting op budgetten;
- gericht op verklaren van verschillen vanuit de cijfers.
|
- Gelijk aan II;
- gericht op verklaren verschillen vanuit verschillend perspectief van de interne klant/gebruiker en de harde cijfers.
|
| Typering werkzaamheden |
- Uitvoering dagelijkse werkzaamheden volgens vastomlijnde procedures;
- verzorgen sub-administraties (debiteuren, crediteuren e.d.) inclusief behorende contacten met klanten/leveranciers n.a.v. aanmaningen.
|
- Uitvoering dagelijkse werkzaamheden;
- voeren van de volledige financiële administratie vanaf verwerking in de (sub)administraties t/m periodieke afsluiting.
|
- Gelijk aan II;
- gelijk aan II;
- sparringpartner van het management.
|
| Functiegroep |
8 |
9 |
10 |
Competenties/gedragsvoorbeelden
Resultaten realiseren (ontwikkelingsstap I)
Levert de afgesproken resultaten tijdig en volgens verwachting af.
- levert het werk af dat voldoet aan de afgesproken eisen;
- houdt vol tot zijn/haar werk af is;
- zorgt ervoor dat hij/zij de gestelde verwachtingen begrijpt;
- komt afspraken na en meldt tijdig wanneer het afgesproken resultaat niet haalbaar is.
Samenwerken (ontwikkelingsstap I)
Levert de benodigde bijdrage aan de werkzaamheden die in teamverband of andere samenwerkingsvormen uitgevoerd worden.
- deelt kennis, ervaring en informatie met anderen;
- geeft eigen mening en opvattingen duidelijk weer;
- komt afspraken na die door anderen in de groep gemaakt zijn;
- toont betrokkenheid en denkt mee over oplossingen;
- staat open voor feedback van anderen en leert hiervan.
Nauwkeurig werken (ontwikkelingsstap II)
Betracht zorgvuldigheid en blijft ook onder tijdsdruk oog hebben voor details.
- houdt het overzicht voor details;
- herkent onvolkomenheden van zichzelf en anderen en zorgt voor verbetering;
- heeft zicht op de accuratesse en de kwaliteit van het werk om te garanderen dat deze voldoen aan de vereiste normen en procedures.
Professioneel handelen (ontwikkelingsstap I)
Bezit de benodigde kennis en vaardigheden voor zijn/haar vakgebied en gebruikt deze in het eigen werk.
- voert zijn/haar functie zelfstandig uit en heeft hiervoor voldoende kennis en vaardigheden;
- is bereid om kennis en vaardigheden te verbeteren;
- kent de eigen grenzen: vraagt bij te moeilijke problemen tijdig om hulp.
Voor deze functie hebben wij de volgende downloads beschikbaar